Mọi công việc đều được ghi nhận.

Tại sao WhoanHub ra đời?

Hầu hết các khách sạn hiện nay điều hành qua Zalo, WhatsApp hoặc bộ đàm. Dù thao tác rất nhanh, các công cụ này lại không lưu vết thông tin. Các yêu cầu dễ dàng bị trôi đi, không rõ ai đang xử lý, không có định mức thời gian, và cuối ngày không ai chứng minh được điều gì đã thực sự diễn ra. Hậu quả là trải nghiệm của khách hàng bị ảnh hưởng trước cả khi ban quản lý kịp nhận ra vấn đề.

WhoanHub giữ lại ưu điểm mà đội ngũ của bạn thích nhất — sự tiện lợi của việc nhắn tin — đồng thời giải quyết triệt để những bất cập. Mỗi tin nhắn giao việc sẽ tự động chuyển hóa thành một công việc (job). Từng công việc đều được phân loại rõ ràng, có địa điểm cụ thể, người phụ trách, đồng hồ tính giờ đếm ngược và một bản ghi lưu trữ vĩnh viễn.

Biến tin nhắn thành công việc cụ thể

Khi nhân viên nhập 403 out hoặc bấm nút "Trả phòng", WhoanHub sẽ đọc hiểu tin nhắn, tự động phân loại công việc và chuyển tiếp đến đúng bộ phận phụ trách. Bất kỳ nhân sự nào đủ thẩm quyền đều có thể nhận việc chỉ với một thao tác chạm đúp. Kể từ giây phút đó, công việc chính thức thuộc về họ và đồng hồ bắt đầu chạy.

Quá trình đọc hiểu tin nhắn được hệ thống xử lý qua ba lớp, ưu tiên phương án tối ưu chi phí nhất trước, nhằm đảm bảo ứng dụng luôn phản hồi tức thì kể cả khi mạng wifi tại khách sạn chập chờn:

1. Phím tắt thao tác nhanh. Các đầu mục công việc phổ biến nhất chỉ cần một thao tác chạm mà không cần gõ chữ hay chờ đọc hiểu.
2. Quy tắc từ khóa. Những cụm từ mang tính đặc thù của khách sạn như trả phòng hay khăn tắm sẽ được định tuyến ngay lập tức và hoàn toàn miễn phí.
3. Phân tích bằng AI. Chỉ áp dụng khi hai lớp trên không xử lý được, và AI chỉ định tuyến các tin nhắn này vào các loại công việc mà bạn đã thiết lập sẵn.

Cơ cấu tổ chức khách sạn

WhoanHub mô phỏng chính xác cấu trúc thực tế của cơ sở lưu trú.

Khách sạn (Property) là ranh giới dữ liệu tuyệt đối. Khách sạn này không thể xem được dữ liệu về nhân sự, công việc, số lượng phòng hay báo cáo của khách sạn khác, bất kể ai đang đăng nhập. Trong nội bộ một khách sạn, các bộ phận đóng vai trò phân nhóm công việc, còn vai trò (role) sẽ quy định quyền hạn của từng cá nhân.

Điện thoại và web

Ứng dụng điện thoại

Gửi việc, nhận việc, chạy ca làm, đọc thông báo. Đây là nơi phần lớn công việc trong ngày diễn ra.

Web (app.whoanhub.com)

Có trang Điều phối để gửi và nhận việc, cùng các trang thiết lập khách sạn, theo dõi vận hành, xem hiệu suất, tra cứu nhật ký và lịch sử phòng.

Lưu ý

Chỉ bản web có trang Điều phối. Ai cũng có thể dùng bản nào tiện cho mình, nhân viên dùng web cũng được. Một tài khoản đăng nhập được ở cả hai, và những gì bạn thấy do quyền của bạn quyết định.

Đăng nhập

Hệ thống yêu cầu ba thông tin để đăng nhập và hoàn toàn không dùng đến địa chỉ email.

Mã khách sạn

Mã định danh cho cơ sở của bạn (ví dụ: WH-SUNRISE). Mã này dùng chung cho toàn bộ nhân sự tại khách sạn.

Mã nhân viên

Mã định danh cá nhân (ví dụ: HK-014) do quản lý cấp khi tạo tài khoản.

Mã PIN

Gồm bốn chữ số do chính bạn thiết lập trong lần đăng nhập đầu tiên.

Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ, ứng dụng sẽ báo lỗi chung chung để ngăn chặn việc dò tìm mật khẩu. Việc nhập sai mã PIN năm lần liên tiếp sẽ khiến tài khoản bị khóa tạm thời trong mười lăm phút.

Đăng nhập lần đầu & Kích hoạt

Tài khoản được tạo sẵn sẽ không thể sử dụng cho đến khi được kích hoạt. WhoanHub không gửi SMS: mã kích hoạt luôn do quản lý đưa trực tiếp.

1. Một quản lý có cấp bậc cao hơn vào mục Nhân viên trên trang quản trị, bấm Tạo mã kích hoạt. Mã sáu chữ số hiện ngay trên màn hình, kèm nút sao chép. Mã có hiệu lực trong mười phút và cho phép nhập sai tối đa năm lần.
2. Quản lý đưa mã trực tiếp cho nhân viên.
3. Tại màn hình đăng nhập, nhân viên chọn Đăng nhập lần đầu, nhập mã khách sạn, mã nhân viên, rồi nhập mã kích hoạt.
4. Nhân viên tạo và xác nhận mã PIN bốn chữ số. Hoàn tất. Từ thời điểm này, chỉ cần đăng nhập bằng mã khách sạn, mã nhân viên và mã PIN.

Hệ thống từ chối các mã PIN quá đơn giản như 1234 hay 0000. Mỗi phút chỉ tạo được tối đa một mã mới, và mã mới sẽ thay thế mã trước đó.

Dưới ô nhập mã PIN có dòng "Bằng việc kích hoạt, bạn đồng ý với Điều khoản sử dụng và Chính sách quyền riêng tư", kèm đường link để bạn đọc trước. Việc kích hoạt tài khoản chính là sự đồng ý của bạn với hai văn bản này.

Quên mã PIN

Mã PIN bị quên luôn được quản lý đặt lại, không bao giờ qua tin nhắn, để không ai chiếm được tài khoản từ một điện thoại khác.

1. Tại màn hình đăng nhập của ứng dụng điện thoại hoặc trang web (cạnh nút Đăng nhập lần đầu), bấm Quên mã PIN?, nhập mã khách sạn và mã nhân viên, rồi bấm Gửi yêu cầu tới quản lý. Ứng dụng báo: "Đã gửi yêu cầu. Hãy gặp quản lý để nhận mã 6 số."
2. Mọi quản lý có quyền đặt lại PIN cho bạn sẽ thấy một dòng ở đầu ứng dụng và trang quản trị: "Tên (mã) quên PIN", và bấm Xử lý.
3. Ứng dụng nhắc quản lý xác minh đúng là người đó. Chỉ sau khi đánh dấu Tôi đã xác minh mới bấm được Xác nhận và tạo mã. Nếu có gì không đúng, bấm Từ chối yêu cầu.
4. Mã sáu chữ số chỉ hiện trên màn hình của quản lý, kèm nút Sao chép mã ngay bên cạnh trên trang web, có hiệu lực trong mười phút. Quản lý đưa mã cho nhân viên.
5. Nhân viên nhập mã, chọn mã PIN mới và được đăng nhập ngay. Mọi trạng thái khóa do nhập sai trước đó cũng được gỡ bỏ.

Quản lý cũng có thể tự bắt đầu từ mục Nhân viên với nút Đặt lại PIN, cùng bước kiểm tra như trên. Quản lý chỉ đặt lại PIN được cho người có cấp bậc thấp hơn mình, không cho chính mình và không cho đồng nghiệp cùng cấp, vì mã này là chìa khóa vào tài khoản đó. Nếu người có cấp bậc cao nhất quên PIN, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ WhoanHub. Nếu quản lý đã đưa mã cho bạn rồi, hãy bấm Tôi đã có mã thay vì gửi yêu cầu mới. Nút Gửi lại yêu cầu chỉ dùng được mỗi phút một lần (nút có đếm ngược). Gửi lại sẽ vô hiệu mã đã tạo từ yêu cầu trước và thay thông báo cũ của quản lý bằng thông báo mới, nên chỉ mã mới nhất dùng được. Khi bạn đăng nhập hoặc đặt lại PIN thành công, yêu cầu đang mở sẽ tự đóng.

Màn hình khóa bảo mật

Ứng dụng di động sẽ tự động khóa và yêu cầu nhập lại mã PIN thay vì đăng xuất hoàn toàn. Đặc thù của ngành khách sạn là nhân viên thường dùng chung điện thoại hoặc để trên xe đẩy buồng phòng, vì vậy việc chỉ cần nhập lại bốn chữ số vừa nhanh chóng vừa đảm bảo tính bảo mật. Tính năng Không phải bạn? Đăng xuất ở dưới cùng cho phép bàn giao thiết bị cho nhân sự ca sau một cách an toàn.

Kết nối mạng yếu sẽ không bao giờ đẩy bạn ra khỏi ứng dụng. Khi mất mạng, hệ thống sẽ hiện biểu ngữ cảnh báo: Bạn đang ngoại tuyến, không nhận được công việc nào, giúp nhân viên không lầm tưởng rằng màn hình im lặng nghĩa là khách sạn đang ít việc.

Tùy chọn Ngôn ngữ (Anh - Việt)

WhoanHub hỗ trợ song ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt toàn diện, bao gồm cả các nội dung thông báo. Cài đặt ngôn ngữ được cá nhân hóa cho từng tài khoản, thay vì áp dụng chung cho toàn khách sạn. Nhờ đó, một nhân viên buồng phòng người Việt và Giám đốc người nước ngoài có thể tương tác trên cùng một đầu việc nhưng bằng hai ngôn ngữ khác nhau. Để thay đổi, vui lòng vào phần menu trên điện thoại hoặc dưới cùng của thanh bên trên nền tảng web. Các định dạng ngày giờ cũng sẽ tự động thay đổi theo ngôn ngữ được chọn.

Bảng điều khiển (Dashboard)

Khi đăng nhập trên web, màn hình mở đầu tiên là Điều phối, ở khung tin nhắn Công việc. Trang Tổng quan chỉ cách một lần bấm: mục Quản trị ở menu bên của Công việc mở trang quản trị. Menu bên của trang quản trị bắt đầu bằng Điều phối màu xanh, lối quay lại Công việc, rồi chia các trang thành nhóm Vận hành, Quản lý và Tài liệu & Cài đặt, cuối cùng là Đăng xuất đứng riêng. Trang Tổng quan tóm tắt tổng số lượng nhân viên, bộ phận và phòng hiện có. Cùng với đó là Danh mục thiết lập bao gồm năm yếu tố nền tảng mà khách sạn cần có để vận hành: bộ phận, nhân sự, loại công việc, vai trò, khu vực và phòng. Mỗi hạng mục đều có liên kết dẫn đến trang thiết lập tương ứng và có thể đánh dấu ẩn đi sau khi hoàn tất.

Phía dưới danh mục này là biểu đồ Hiệu suất các bộ phận: đánh giá cách mỗi bộ phận tiếp nhận và xử lý công việc thông qua % Nhận, % Nhận đúng giờ, % Xong đúng giờ, cùng thời gian nhận và làm trung bình. Bạn có thể theo dõi một kỳ báo cáo cụ thể hoặc dùng tính năng So sánh tháng để đối chiếu trực quan.

Danh mục Bộ phận

Bao gồm Buồng phòng, Lễ tân, Kỹ thuật, Ẩm thực (F&B) và mọi phòng ban khác trong khách sạn. Đây là cấp độ phân nhóm cốt lõi của hệ thống, nơi nhân sự và loại công việc được phân bổ vào. Các báo cáo cũng dựa trên cơ sở này. Cần tạo danh mục bộ phận trước tiên vì dữ liệu về vai trò, công việc và nhân sự đều cần liên kết đến chúng.

Bạn sẽ không thể xóa một bộ phận nếu vẫn còn nhân sự hoặc loại công việc trực thuộc. Vui lòng chuyển đổi dữ liệu trước khi xóa.

Phân quyền & Vai trò

Khách sạn được toàn quyền định nghĩa các chức danh. WhoanHub không sử dụng danh sách chức danh cố định mà cung cấp một danh sách quyền hạn cốt lõi. Nhiệm vụ của bạn là tạo tên vai trò, cấp các quyền tương ứng, và định vị nó trên sơ đồ tổ chức.

Tên vai trò

Ví dụ: Giám sát Buồng phòng.

Bộ phận trực thuộc

Xác định vai trò này thuộc bộ phận nào. Đối với cấp quản lý như GM, bạn có thể tạo một bộ phận riêng như Ban Giám đốc.

Cấp độ phân cấp

Định hình thứ bậc, từ 0 tới 100. Thông số này quyết định lộ trình báo cáo vượt cấp và thẩm quyền chỉnh sửa hồ sơ nhân sự.

Vai trò Admin

Vai trò được đánh dấu Vai trò Admin luôn đứng trên mọi cấp bậc (ghi là ∞) và luôn có toàn quyền, tách hẳn khỏi thứ bậc của khách sạn. Một khách sạn có thể có nhiều admin. Chỉ admin mới đánh dấu được, sửa hoặc xoá được vai trò admin, và gán được vai trò admin cho người khác. Vai trò Admin có sẵn khi khách sạn bắt đầu dùng app là vai trò admin.

Báo cáo trực tiếp cho

Xác định vai trò quản lý cấp trên. Đánh dấu tất cả những chức danh được phép xem báo cáo hiệu suất của vai trò này. Một vị trí có thể báo cáo cho nhiều cấp trên. Bỏ trống nếu đây là vị trí cao nhất.

Thiết lập Quyền hạn

Danh sách mười tám thao tác mà hệ thống cho phép. Chi tiết xem tại bảng tham khảo quyền hạn.

Hệ thống sẽ tự động vẽ một Sơ đồ Tổ chức trực quan hóa các thiết lập trên: cấp bậc phân bổ theo hàng ngang và đường thẳng đứng thể hiện cấu trúc báo cáo. Bạn nên kiểm tra kỹ sơ đồ này trước khi vận hành chính thức để đảm bảo luồng báo cáo và phân quyền dữ liệu được chính xác.

Quản lý Nhân sự

Mỗi nhân sự cần được cấp mã nhân viên, họ tên, số điện thoại (để khách sạn liên lạc), bộ phận và vai trò.

Trạng thái

Gồm Chưa kích hoạt (chưa tạo mã PIN), Đang hoạt động, hoặc Đã vô hiệu hóa.

Tạo mã kích hoạt

Hiện mã 6 số trên màn hình để đưa trực tiếp cho nhân viên. Với nhân viên đã kích hoạt, nút này là Đặt lại PIN (xem Quên mã PIN).

Tải lên bằng CSV

Hỗ trợ nhập dữ liệu hàng loạt. Định dạng mỗi dòng gồm: mã nhân viên, họ tên, điện thoại, bộ phận, vai trò. Kết quả sẽ thống kê chi tiết số lượng thêm thành công và các dòng lỗi.

Vô hiệu hóa tài khoản

Ngăn chặn quyền đăng nhập ngay lập tức. Các đầu việc đang mở của nhân sự này sẽ tự động trả về hàng đợi chung, các ca làm việc dang dở sẽ được đóng và hệ thống sẽ báo cáo số lượng công việc đã thu hồi. Tuy nhiên, toàn bộ lịch sử công việc cũ sẽ luôn được lưu trữ.

Tái kích hoạt

Cho phép tài khoản hoạt động trở lại với mã PIN cũ.

Thiết lập Khu vực & Phòng

Đây là danh mục các địa điểm vật lý trong khách sạn, giúp thống nhất cách gọi tên trên toàn hệ thống thay vì để nhân viên gõ tay tự do. Các địa điểm được chia thành 6 loại: khu vực công cộng, tầng, phòng khách, điểm bán dịch vụ, khu vực nội bộ và khác. Mỗi địa điểm gồm một tên gọi và mã ngắn (tùy chọn) như 305 hoặc F4.

Tính năng Thêm hàng loạt phòng cho phép khởi tạo nhanh toàn bộ một tầng theo dải số, kèm theo tiền tố (ví dụ A- để tạo A-301). Có thể khởi tạo tối đa hai trăm phòng cùng lúc.

Một địa điểm có thể được ẩn đi (không hiển thị cho nhân viên) hoặc xóa bỏ. Việc xóa địa điểm hoàn toàn không làm thay đổi hay xóa dữ liệu của các công việc trong quá khứ liên quan đến địa điểm đó.

Phân loại Công việc

Đây là bước cốt lõi nhất. WhoanHub không áp đặt các loại công việc cứng nhắc mà để khách sạn tự định nghĩa theo nhu cầu. Mỗi loại công việc sẽ gắn liền với một bộ phận và tuân theo các quy tắc riêng.

Trang Loại việc & Định tuyến có bốn tab: Cài đặt từ khóa, Việc chưa xác định, Nhập lịch sử tin nhắn và Cài đặt định tuyến. Tab đầu tiên chia làm ba cột. Chọn một bộ phận ở cột trái, cột giữa chỉ hiện các loại việc của bộ phận đó. Chọn một loại việc, cột phải hiện cài đặt và từ khóa của loại việc đó. Muốn thêm loại việc, bấm dấu + bên phải tiêu đề cột Loại việc; nút Sửa và Xóa nằm trên cùng cột phải. Khi chuyển một loại việc sang bộ phận khác, các từ khóa của nó đi theo. Xóa một loại việc thì xóa luôn các từ khóa của nó, còn loại việc đã từng được dùng cho công việc thì không xóa được. Trên cửa sổ hẹp, các cột mở lần lượt từng cột, có nút Quay lại.

Thời gian nhận (phút)

Một việc được chờ người nhận trong bao lâu, tính từ lúc gửi (việc hẹn giờ thì tính từ lúc mở nhận). Thông báo lên cấp trên khi không ai nhận sau thời gian này. Đây là đồng hồ Chờ nhận và là gốc của số liệu nhận đúng giờ.

Thời gian làm (phút)

Việc cần làm trong bao lâu, tính từ lúc có người nhận việc. Mỗi người nhận mới đều có đủ thời gian làm. Đây là đồng hồ Đang làm, là gốc của số liệu xong đúng giờ và cảnh báo quá giờ làm.

Yêu cầu kiểm tra

Khi được kích hoạt, công việc sau khi hoàn tất sẽ được chuyển cho giám sát ký duyệt trước khi đóng trạng thái cuối cùng.

Phím tắt thao tác nhanh

Biến loại công việc này thành một nút chạm trên giao diện soạn tin nhắn. Rất hữu ích cho các nghiệp vụ xảy ra liên tục.

Có thể lên lịch cho việc này

Bổ sung mốc thời gian Hoàn thành trước. Với việc này, đồng hồ Đang làm chạy tới đúng mốc đó thay cho thời gian làm; nếu trễ mốc, hệ thống phát cảnh báo riêng. Rất phù hợp cho các dịch vụ F&B hoặc giao đồ dùng lên phòng.

Tùy chọn kết quả

Cấu hình danh sách kết quả mà nhân viên phải chọn khi hoàn thành (ví dụ: Đã xử lý, Khách từ chối, Hủy bỏ yêu cầu).

Quyền tiếp nhận

Giới hạn công việc này cho bất kỳ ai trong bộ phận hay chỉ dành cho một vai trò cụ thể.

Mỗi khách sạn còn có một loại việc hệ thống, Chưa xác định (Unassigned). Không có thời gian nhận, không có thời gian làm, không xoá được, và AI hay quy tắc từ khoá không bao giờ chọn nó. Đây là lối thoát bất khả kháng khi không loại nào phù hợp: việc vẫn gửi đi ngay, tới một bộ phận hoặc một người; xem Khi không có loại việc nào phù hợp. Vai trò Quản lý có quyền Quản lý loại việc, nên người nhận yêu cầu có thể tạo luôn.

Báo cáo việc chưa xác định

Tab Việc chưa xác định liệt kê mọi việc gửi qua lối này trong 7 hoặc 30 ngày qua: tin nhắn, ai gửi, gửi tới đâu, và sau đó thành gì (loại thật, đã yêu cầu, hay vẫn chưa xác định). Mỗi dòng là một loại việc hoặc từ khoá khách sạn đang thiếu. Gợi ý loại việc bằng AI đọc các tin nhắn đó, gom nhóm, đề xuất loại việc mới kèm từ khoá, hoặc từ khoá cho loại có sẵn đã phù hợp; bấm Tạo là gợi ý thành thật. Mỗi sáng 8:00 giờ khách sạn, quản lý nhận thông báo đẩy với số việc hôm qua nếu khác 0. AI đọc nội dung tin nhắn ở đây, đúng như khi định tuyến tin nhắn; không bao giờ thấy tên nhân viên hay tên khách.

Định tuyến Tin nhắn

Tab Cài đặt định tuyến thiết lập cơ chế chuyển hóa tin nhắn thành công việc.

Chế độ phân tích mặc định

Chế độ Kế hoạch yêu cầu nhân viên phải xác nhận lại mọi tin nhắn trước khi hệ thống tạo công việc. Chế độ Tự động sẽ xử lý và điều phối ngay lập tức, kèm theo tùy chọn sửa sai nhanh bên dưới. Nhân sự có quyền ghi đè thiết lập này trên ứng dụng của họ.

Ngưỡng tin cậy của AI

Chỉ số từ 0 đến 1. Nếu độ chắc chắn của AI nằm dưới ngưỡng này, hệ thống sẽ không tự động điều phối mà chuyển quyền quyết định cho nhân sự thông qua một danh sách gợi ý ngắn.

Số người duyệt tạo thành từ khóa

Khi nhiều nhân sự khác nhau cùng sửa đổi thủ công một từ khóa về cùng một kết quả với số lượng đủ lớn, cụm từ đó sẽ được tự động ghi nhận thành quy tắc từ khóa, giúp tối ưu chi phí phân tích AI sau này.

Vô hiệu hóa phân tích AI

Khi tắt tính năng này, mọi tin nhắn không nằm trong quy tắc từ khóa sẽ phải được định tuyến thủ công bởi người gửi.

Quy tắc Từ khóa (Keyword rules)

Mỗi loại việc có danh mục từ khóa riêng. Chọn loại việc ở tab Cài đặt từ khóa, gõ cụm từ dưới mục Từ khóa định tuyến rồi bấm Thêm từ khóa; dấu × trên một từ khóa để xóa nó. Nếu tin nhắn chứa từ khóa, hệ thống sẽ định tuyến ngay lập tức mà không phát sinh chi phí hay độ trễ AI. Bộ lọc bỏ qua dấu và số, do đó tra phong và trả phòng 403 đều được nhận diện chính xác. Con số trên mỗi từ khóa là số lần nó đã khớp; đưa chuột lên để xem từ khóa đó có phải do hệ thống Tự học từ các lần sửa hay không.

Nhập lịch sử tin nhắn

Khách sạn mới không cần gõ từng loại việc bằng tay. Nếu trước WhoanHub đội ngũ vận hành qua nhóm WhatsApp hoặc Zalo, hãy xuất nhóm đó ra file văn bản và kéo vào tab Nhập lịch sử tin nhắn của trang Loại việc. AI sẽ đọc và đề xuất các loại việc cùng quy tắc từ khoá khách sạn cần.

1. Xuất nhóm chat ra file văn bản (WhatsApp: thông tin nhóm, Xuất cuộc trò chuyện, Không kèm media. Zalo: sao chép cuộc trò chuyện vào một file văn bản). Cả một năm, vài chục nghìn dòng, vẫn ổn.
2. Chọn file. Trang hiển thị số tin nhắn tìm thấy và gọi AI ngay lập tức, không cần bấm thêm nút nào.
3. Mỗi thẻ là một loại việc được đề xuất: tên, bộ phận, thời gian làm, các từ khoá nhân viên thực sự đã gõ, vài tin nhắn ví dụ, và Bắt được N tin nhắn, đếm trên toàn bộ file theo đúng quy tắc mà bộ điều phối dùng. Phía trên các thẻ là tỉ lệ tin nhắn trong file mà tất cả các thẻ cộng lại sẽ điều phối được.
4. Bấm Sửa trên thẻ để chỉnh trước khi tạo. Loại việc mới mở đúng biểu mẫu Thêm loại việc: tên, bộ phận, thời gian nhận, thời gian làm, ai được nhận, các kết quả, kiểm tra, nút thao tác nhanh, lên lịch. Phía dưới bạn có thể xoá từ khoá hoặc gõ thêm từ khoá mới. Thẻ ghi Loại có sẵn chỉ chỉnh được từ khoá. Bỏ thay đổi đóng lại mà không sửa gì, Lưu giữ thay đổi trên thẻ, Lưu và tạo tạo ngay lập tức.
5. Bấm Bỏ qua ở thẻ nào bạn không muốn, rồi bấm Áp dụng tất cả. Mọi thẻ còn lại được tạo đúng như đang hiện, không có bước xác nhận; dòng nhắc phía trên các thẻ ghi rõ điều đó. Loại việc mới được tạo kèm từ khoá và tuỳ chọn; loại có sẵn chỉ thêm từ khoá. Không ghi gì cho đến khi bạn bấm Áp dụng.

Thiết lập Ca làm việc

Trang này kiểm soát các quy chuẩn vận hành áp dụng cho toàn khách sạn.

Thời lượng ca làm việc

Định dạng bằng phút, dùng làm cơ sở đếm ngược và kích hoạt cảnh báo làm thêm giờ.

Nghỉ giải lao ngắn

Số lần nghỉ giải lao cho phép trong một ca và thời lượng mỗi lần.

Nghỉ ăn ca

Tương tự như trên, dành cho thời gian dùng bữa.

Cảnh báo làm thêm giờ

Thiết lập ba mốc thời gian (phút) sau khi ca kết thúc. Nhân viên sẽ nhận nhắc nhở ở hai mốc đầu, trong khi mốc thứ ba sẽ gửi thẳng cảnh báo cho giám sát. Các mốc thời gian phải được thiết lập tăng dần.

Cảnh báo quá giờ nghỉ

Khoảng thời gian trễ phép (tính bằng phút) sau khi hết giờ nghỉ trước khi hệ thống báo cho giám sát.

Đồng hồ đếm ngược

Hiện con số trên đồng hồ Chờ nhận và Đang làm, chuyển đỏ khi quá giờ. Khi tắt, đồng hồ vẫn giữ chữ (Chờ nhận, Đang làm, vẫn đỏ khi quá giờ) nhưng không có số. Có khách sạn muốn tắt để nhân viên không thấy bị đồng hồ theo dõi.

Trình soạn thảo

Tại thanh nhập liệu Chat để tạo việc, bạn có thể chạm vào một phím tắt hoặc nhập nội dung mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên. Hệ thống sẽ tự động xử lý và chuyển yêu cầu đến đúng bộ phận phụ trách. Trên máy tính, ô nhập cao dần theo nội dung, tối đa ba dòng; tin dài hơn thì cuộn bên trong ô.

Mọi công việc bạn đã gửi hoặc được giao phó đều hiển thị tập trung trên một bảng tin duy nhất, được phân loại rõ ràng theo Hôm nay và Hôm qua, hiển thị đầy đủ thông tin người giao và người tiếp nhận.

Tin bạn gửi luôn nằm bên phải, kể cả khi bạn tự nhận; mọi tin khác, kể cả tin đồng nghiệp gửi, nằm bên trái. Màu chỉ cho biết chiều của tin: tin bạn gửi màu xám, tin đến với bạn màu xanh. Tình trạng công việc (chưa nhận, đã nhận, xong) xem ở ô trạng thái trên mỗi tin và mỗi phòng. Khi có người nhận một tin, ô trạng thái hiện tên người nhận; chạm hoặc bấm vào để xem "Đã nhận · 00:14". Khi xong, ô hiện "Hoàn thành · 00:14"; chạm hoặc bấm vào để xem người làm và giờ xong ("Lily · 00:14"; tin nhiều phòng thì hiện mọi người đã làm và giờ phòng cuối xong). Sau ba giây ô tự trở về như cũ. Với tin nhiều phòng, chạm thẳng vào ô, vì chạm vào tin sẽ mở danh sách phòng.

Trên điện thoại, các biểu mẫu như Thông báo mới hay Phàn nàn mới trượt lên từ cuối màn hình. Để đóng, kéo biểu mẫu xuống từ mép trên (thanh nhỏ và tiêu đề), chạm vào vùng tối phía trên, hoặc bấm nút quay lại trên Android.

Thao tác nhanh

Ngay phía trên thanh nhập liệu là hàng loạt các thẻ tác vụ đã được quản trị viên thiết lập từ trước. Ví dụ: chạm vào "Trả phòng", nhập số phòng rồi gửi. Toàn bộ quy trình diễn ra mà không cần AI phân tích, không có độ trễ và hoạt động mượt mà kể cả khi kết nối mạng không ổn định. Đây là công cụ tối ưu cho các nghiệp vụ lặp đi lặp lại nhiều lần trong ngày.

Trên bảng điều khiển của quản lý, tính năng này nằm sau nút + cạnh ô nhập liệu. Chạm Việc, chọn một bộ phận, danh sách loại việc của bộ phận đó mở ra ngay bên cạnh. Chọn một loại việc là biểu mẫu tạo việc hiện lên. Danh sách bộ phận vẫn giữ nguyên, nên đổi sang bộ phận khác chỉ cần một lần chạm. Cuối mỗi danh sách loại việc luôn có hai dòng cố định: Việc chưa xác định gửi công việc vào nhóm chờ của bộ phận đó mà chưa cần loại việc, và Tạo hoặc yêu cầu loại việc mới mở đúng biểu mẫu mà ứng dụng hiển thị khi không đọc được tin nhắn.

Chế độ Kế hoạch & Chế độ Tự động

Kế hoạch (Xác nhận thủ công)

Hệ thống sẽ hiển thị một thẻ xác nhận trước khi phát lệnh điều phối. Phù hợp cho giai đoạn đầu triển khai hệ thống hoặc khi áp dụng cho nhân viên mới.

Tự động (Điều phối tức thì)

Lệnh được phát đi ngay lập tức. Khi tin nhắn khớp một từ khóa đã cài, tin nhắn hiện ngay trong khung chat lúc bạn bấm gửi, kèm chữ Đang gửi, trên cả điện thoại và web. Dưới tin nhắn sẽ đính kèm thông tin định tuyến (ví dụ: Trả phòng · Buồng phòng) cùng nút Định tuyến lại để can thiệp nếu cần.

Tuy nhiên, ở chế độ Tự động, nếu AI không thể chắc chắn về kết quả, nó sẽ dừng lại và hỏi: Không chắc chắn, ai nên nhận việc này? kèm theo danh sách gợi ý. Hệ thống chỉ yêu cầu can thiệp thủ công khi nguy cơ gửi sai là hiện hữu.

Quản lý sẽ thiết lập chế độ mặc định, nhưng nhân sự hoàn toàn có thể tự thay đổi chế độ cá nhân trong menu ứng dụng.

Một tin nhắn, nhiều loại việc

Mỗi số phòng được đọc cùng với chữ viết ngay sau nó. 101 out 202 out 303 out chỉ có một loại việc, nên đơn giản là ba việc Trả phòng, giống như 101 202 303 out. 101 out 202 out 303 towel có hai loại việc, nên được tách thành các việc riêng: Trả phòng cho 101 và 202, Khăn tắm cho 303. Bạn luôn được xác nhận trước khi gửi.

Ở chế độ Tự động

Một thẻ ngắn tên Tin nhắn này có 3 việc: mỗi dòng là một loại việc, ghi số phòng, loại việc và bộ phận. Chạm vào một dòng (bấm trên web) để Đổi loại việc, rồi bấm Gửi 3 việc. Nút mũi tên tròn ở góc trên bên phải danh sách loại việc đưa anh chị về lại các dòng mà không đổi gì (trên web là dấu ×).

Ở chế độ Kế hoạch

Một thẻ xác nhận tên Tin nhắn này có 3 việc, phía trên có hàng thẻ cho từng loại việc, ví dụ Checkout · 404, 102 và Towels · 303. Chạm vào thẻ hoặc vuốt ngang để chuyển qua lại; những gì bạn đã sửa ở thẻ nào vẫn giữ nguyên khi quay lại. Dấu × trên thẻ để bỏ việc đó. Phần chưa ai hiểu có thẻ màu cam, bên trong là bảng chọn loại việc. Gửi 3 việc gửi tất cả; nếu thẻ nào còn thiếu thông tin, thẻ đó sẽ hiện lên và báo cần gì.

Phần nào không khớp từ khóa, ví dụ gõ sai chính tả trong 303 404 out 505 towle, sẽ được gửi riêng cho AI đọc. Nếu AI hiểu, dòng đó được điền sẵn như các dòng khác. Nếu không, dòng đó ghi Chưa hiểu việc, chạm để chọn: bạn chọn loại việc, hoặc chọn Việc chưa xác định để gửi ngay cho một bộ phận và gán loại sau. Nút Gửi chỉ bấm được khi dòng nào cũng đã có việc. Ở chế độ Kế hoạch, bảng chọn loại việc sẽ mở cho phần đó khi tới lượt. Nếu không phần nào của tin nhắn khớp từ khóa, tin nhắn được đọc chung như trước.

Khi không có loại việc nào phù hợp

Cuối bảng chọn loại việc luôn có lối thoát, cả khi gửi việc lẫn khi Đổi loại việc cho một việc bị định tuyến sai loại. Việc đi trước; loại việc còn thiếu là chuyện làm sau, không bao giờ là lý do để chờ.

Chưa xác định

Lối thoát cuối cùng, và nhanh nhất. Chọn ở đâu cũng vậy (một bộ phận trong menu +, danh sách loại việc, hay khi tạo việc tiếp theo), đều mở cùng một form, đã điền sẵn nội dung bạn gõ, phòng hoặc vị trí, và bộ phận nếu đã biết. Các ô có dấu * đỏ là bắt buộc: Bộ phận, Việc cần làm, và Phòng hoặc Vị trí (chỉ cần một trong hai). Dưới ô bộ phận, mục Gửi cho liệt kê người trong bộ phận đó, kèm chức danh cạnh tên, có ô Tìm tên giống menu chọn người nhận của Thông báo, và người đã chọn hiện thành thẻ nhỏ phía trên (bấm × để bỏ): để nguyên Cả bộ phận thì việc vào hàng chờ của cả bộ phận; chọn một người thì người đó nhận việc ngay, như được giao; chọn nhiều người thì chỉ những người đó được báo và thấy việc, ai nhận trước thì làm. Người khác không thấy việc này trong khung chat; giám sát chỉ thấy ở Việc của tôi → Việc bộ phận, trong nhóm Đang chờ nhận, có dòng Đã gửi cho: Ann, John, để giao lại bằng Giao việc cho… khi cần. Việc này không hiện ở Việc chờ nhận của họ. Thẻ việc ghi Chưa xác định và hiện nội dung bạn đã gõ, vì việc chưa có loại để đọc. Việc gửi đi lập tức, chưa có đồng hồ. Người đang giữ việc, hoặc giám sát trong bộ phận đó, có thể gán loại thật sau bằng Chọn loại việc, và đồng hồ bắt đầu từ lúc đó.

Ngay sau khi gửi Chưa xác định

Một thẻ nhỏ ghi Tạo loại việc mới cho công việc này. Quản lý được form nhanh (tên, bộ phận, thời gian nhận, thời gian làm, từ khoá) tạo loại việc và gán luôn cho việc vừa gửi. Người khác được form yêu cầu: tên Loại việc một dòng, Từ khoá bên cạnh (đã có sẵn từ bạn vừa gõ, bấm + để thêm). Yêu cầu đến dưới dạng một việc, Yêu cầu tạo loại việc mới, trong khung chat Workplace và Việc chờ nhận của mọi người trong chính bộ phận của bạn có quyền quản lý loại việc, và của mọi admin, cùng một lúc. Quản lý bộ phận khác không bao giờ nhận được. Mỗi phút một yêu cầu. Để sau thì bỏ qua; việc đó sẽ vào báo cáo hằng ngày của quản lý.

Xử lý yêu cầu tạo loại việc

Ai nhận trước thì giữ, yêu cầu biến mất khỏi màn hình người khác. Nhận yêu cầu không cần vào ca và không chặn việc khác của bạn. Chạm 2 lần (trên web là nhấp đúp), hoặc bấm Tạo loại việc trong Việc của tôi: form tạo loại việc mở ra, đã điền sẵn tên và từ khoá. Lưu xong thì yêu cầu hoàn thành, và việc chưa xác định gốc tự nhận loại mới, đồng hồ bắt đầu chạy. Hoặc nhấn giữ rồi chọn Từ chối kèm lý do. Người gửi đều được báo.

Thêm việc và từ khoá mới

Quản lý và admin, ngay trong bảng chọn khi muốn lập loại việc trước. Lưu xong là tạo loại việc và gửi luôn công việc.

Yêu cầu tạo loại việc mới

Mọi người khác, ngay trong bảng chọn. Việc của bạn vẫn cần một loại để gửi đi, hãy chọn loại gần nhất hoặc dùng Chưa xác định.

Thêm từ khoá

Mọi người. Dạy hệ thống rằng một cụm từ thuộc về loại việc có sẵn, rồi gửi việc với loại đó. Cụm từ được điền sẵn từ tin nhắn, đã bỏ số phòng; từ quá ngắn hoặc quá chung sẽ bị từ chối.

Các trường thông tin bổ sung

Các chi tiết này được điền trong bảng xác nhận hiện ra trước khi gửi việc: luôn hiện khi tắt Tự gửi, và khi bật Tự gửi thì chỉ hiện lúc app chưa chắc phòng hoặc loại việc. Ngoại trừ "Địa điểm" là bắt buộc, các thông tin khác đều là tùy chọn.

Phòng

Số phòng cụ thể (ví dụ: 403).

Vị trí

Các khu vực ngoài phòng lưu trú: sảnh, hồ bơi, bãi xe.

Ghi chú

Điều người làm cần biết, ví dụ "Khách xin ở đến 14:00". Ghi chú hiện ngay dưới tin nhắn trong khung chat, dạng Ghi chú: …, và trên thẻ việc. Dòng đầu vẫn là chữ bạn đã gõ; việc tạo từ menu hoặc việc nối tiếp, không có chữ gõ, thì dòng đầu là "Late check out · 303". Ô này tự cao lên khi gõ dài, tối đa 1.000 ký tự. Ghi chú không bao giờ được dùng để học từ khóa mới.

Tên khách hàng

Định danh khách hàng để tiện xưng hô và phục vụ.

Mã đặt phòng

Mã tra cứu trên hệ thống PMS (ví dụ: BK-10293).

Mức độ ưu tiên

Thấp, Bình thường hoặc Khẩn cấp. Tùy chọn "Khẩn cấp" đi kèm âm báo đặc biệt để nhân sự nhận diện ngay cả khi không nhìn màn hình.

Trạng thái khách trong phòng

Có, Không hoặc Không rõ. Đây là thông tin quan trọng đối với bộ phận buồng phòng trước khi gõ cửa.

Hoàn thành trước (Complete by)

Mốc thời gian ấn định. Vi phạm mốc này sẽ kích hoạt cảnh báo trễ hạn riêng biệt.

Bắt đầu sau

Công việc không được bắt đầu trước mốc thời gian này để tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách.

Chụp ảnh / Chọn ảnh có sẵn

Đính kèm tối đa 6 ảnh: chụp ảnh mới bằng máy ảnh, hoặc chọn nhiều ảnh đã có trong thư viện ảnh của điện thoại. Khi bật Tự gửi thì không có bảng xác nhận, nên trong ô soạn tin còn có nút ảnh ở góc phải: trên điện thoại bấm vào để chọn Chụp ảnh hoặc Chọn ảnh có sẵn, trên web bấm vào để chọn tệp ảnh. Ảnh hiện thành ảnh nhỏ xem trước ngay trên ô nhập, có dấu × để bỏ, và được gửi kèm mọi việc mà tin nhắn tiếp theo tạo ra. Ô bình luận cũng có hai nút này, và hiện ảnh vừa thêm dưới dạng ảnh nhỏ xem trước, có dấu × để bỏ ảnh trước khi gửi. Ảnh trong công việc được tự động xóa sau 2 năm kể từ khi gửi; bản thân công việc vẫn được giữ.

Số lượng nhân sự

Đánh dấu tính chất công việc nhóm (xem chi tiết tại phần Công việc nhóm).

Lưu ý: Mọi công việc bắt buộc phải gắn với một Phòng, một Vị trí, hoặc thông tin định danh Khách hàng/Mã đặt phòng để đảm bảo tính hợp lệ của lệnh điều phối.

Lệnh thao tác nhanh (Slash commands)

Chỉ cần gõ / tại khung nhập liệu để mở menu lệnh tắt.

Hệ thống Thông báo

Thông báo là luồng thông tin một chiều, không yêu cầu người nhận phải tiếp nhận xử lý như một công việc. Chỉ nhân sự được phân quyền mới có thể phát thông báo chung.

Người gửi có thể linh hoạt chọn phạm vi: Mọi người, một nhóm bộ phận cụ thể, hoặc từng cá nhân. Bật cờ ưu tiên khẩn cấp để kích hoạt âm báo khác biệt. Hệ thống sẽ hiển thị bản tóm tắt tệp người nhận trước khi phát đi để đảm bảo tính chính xác.

Về phía người nhận, thông báo mới sẽ đi kèm biểu ngữ, và chỉ cần thao tác chạm đúp để xác nhận đã đọc. Thông báo dài chỉ hiện 7 dòng; chạm Xem thêm để đọc hết. Tại mục Thông báo chung, người dùng có thể áp dụng các bộ lọc, thao tác hàng loạt và tự dọn dẹp danh sách cá nhân của mình. Thao tác xóa thông báo ở thiết bị nhận không ảnh hưởng đến dữ liệu trên hệ thống, và người phát thông báo cũng có quyền gỡ bỏ thông báo từ phía họ.

Phàn nàn của khách

Sổ phàn nàn (nhiều khách sạn gọi là sổ DM hay sổ Duty Manager), nằm trong ứng dụng thay vì cuốn sổ giấy. Mở Phàn nàn ở thanh bên của Điều phối. Đây là một bảng, mỗi phàn nàn một dòng: giờ, phòng hoặc nơi, khách, mã đặt phòng, lưu trú (nhận và trả phòng), loại, diễn biến sự việc, mức độ, thái độ khách, bộ phận, người xử lý, trạng thái, ghi chú.

Hai cách thêm dòng

Gõ ra. Viết phàn nàn vào ô phía trên bảng như ghi sổ tay, "705 anh Nguyên, máy lạnh ồn cả đêm, rất bực, đòi hoàn tiền, kỹ thuật đã lên", rồi bấm Thêm bằng AI. Một dòng mới hiện ra với các ô đã điền: phòng, khách, loại, mức độ, thái độ, bộ phận và người xử lý, trạng thái. Chỗ nào AI không đọc được từ câu chữ thì hiện "…", chỉ cần một cú bấm để gõ hoặc chọn.

Phàn nàn mới. Một dòng trống, điền từng ô. Ứng dụng điện thoại cũng dùng đúng tên này cho nút của mình.

Sửa ngay trên bảng

Bấm vào ô chữ để sửa, Enter hoặc bấm ra ngoài để lưu. Loại, mức độ, thái độ, bộ phận, người xử lý và trạng thái là danh sách chọn ngay trên dòng; bộ phận và người xử lý có ô tìm kiếm, gõ vài chữ là ra, không phải cuộn cả danh sách dài. Đổi trạng thái sẽ ghi một dòng vào lịch sử của phàn nàn đó, ai đổi và lúc nào, nên lịch sử không bao giờ mất vì một cú bấm nhanh. Cột Ghi chú mở lịch sử đó để thêm việc đã làm: "Kỹ thuật đã thay máy lạnh, tặng đĩa trái cây".

Bảng hiển thị từng ngày, dòng chưa đóng và nghiêm trọng xếp trước, cập nhật tức thì cho mọi người có quyền xem. Quản lý không cần chờ báo cáo sáng hôm sau: lễ tân vừa ghi một vị khách đang giận, dòng đó đã ở trên màn hình của họ.

Bàn giao cuối ngày

Kiểm toán đêm chọn ngày, bấm In báo cáo ngày để có một trang sạch sẽ gồm mọi phàn nàn và ghi chú (in ra, hoặc lưu thành PDF), hoặc Tải CSV để mở bằng bảng tính. Cả hai theo đúng bộ lọc đang chọn trên màn hình.

Từ chat, một chạm

Khi một tin nhắn trong chat đọc như phàn nàn của khách ("khách 502 phàn nàn máy lạnh ồn, rất bực"), công việc vẫn được tạo như bình thường và một dòng hiện phía trên ô soạn: Có vẻ là phàn nàn của khách. Thêm vào sổ phàn nàn? Một chạm vào Ghi nhận tạo dòng với số phòng, nội dung tin nhắn, mức độ và liên kết tới công việc. Không có gì được ghi nếu bạn không chạm, nên một lần đoán sai không bao giờ lọt vào sổ. Việc này không tốn thêm gì: nó dùng lại phần kiểm tra từ khóa mà chat đã chạy trên máy bạn và câu trả lời AI đã đưa ra khi định tuyến tin nhắn.

Thảo luận nội bộ

Trong vận hành, sẽ có những vấn đề phức tạp đòi hỏi sự trao đổi đa chiều thay vì chỉ giao việc đơn thuần. Tính năng Thảo luận tạo ra các không gian giao tiếp nhóm biệt lập dành riêng cho những nhân sự liên quan.

1. Khởi tạo một cuộc thảo luận từ menu chính (Tạo mới), hoặc từ một công việc (nút Thảo luận việc này) hay một thông báo (nút Thảo luận). Khi mở từ công việc hoặc thông báo, tiêu đề và những người liên quan được điền sẵn.
2. Đặt tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Xử lý phòng 403 trả trễ).
3. Chọn người tham gia: tìm theo tên hoặc bộ phận (không cần gõ dấu) rồi chạm để đánh dấu. Cạnh mỗi tên có chức danh của người đó, giống mọi danh sách chọn người khác (giao việc, thông báo chung, phàn nàn). Người đã chọn hiện thành thẻ phía trên danh sách; chạm vào thẻ để bỏ người đó, hoặc bấm Bỏ chọn tất cả. Cần ít nhất một người.

Ảnh và video. Bấm biểu tượng ảnh trong ô nhập tin nhắn để gửi ảnh hoặc video: chụp, quay bằng máy ảnh hoặc chọn từ thư viện (trên máy tính thì chọn file). Mỗi lần chọn được tối đa 6 ảnh; mỗi ảnh đến thành một tin riêng, đúng thứ tự, và chữ bạn gõ đi kèm ảnh cuối. Video gửi riêng, mỗi lần một video, không kèm ảnh. Video dài tối đa 2 phút; ứng dụng điện thoại tự nén video trước khi gửi để gửi nhanh bằng 4G. Mỗi file tối đa 50 MB. Chạm vào ảnh để xem toàn màn hình. Trên điện thoại, video hiện ảnh xem trước có nút phát; chạm vào để xem toàn màn hình (đóng bằng × hoặc nút Quay lại). Trên web, video phát ngay trong tin nhắn.

Chỉ những người đọc được phòng thảo luận mới mở được ảnh và video trong đó. Ảnh và video được tự động xóa, giống nhau ở mọi khách sạn: video sau 180 ngày, ảnh sau 1 năm kể từ khi gửi. Tin nhắn vẫn còn và ghi rõ file đã được xóa. Nếu cần giữ file lâu hơn, ví dụ làm bằng chứng, hãy lưu một bản ở nơi khác trước thời hạn đó.

Chỉ những người trong phòng mới đọc và gửi được tin nhắn trong phòng đó. Người ngoài nhóm không xem được, kể cả quản lý và quản trị viên. Người đã rời nhóm vẫn xem được các tin nhắn trước lúc rời, nhưng không thấy tin mới.

Ai đang ở trong nhóm. Dưới tên phòng có ghi số người trong nhóm (trên máy tính, số này nằm ngay cạnh tên). Chạm vào tên phòng (trên máy tính thì bấm) để xem danh sách: người tạo nhóm đứng đầu, người đã rời nhóm được xếp riêng ở cuối.

Thêm người. Trong danh sách đó, bấm Thêm, chọn đồng nghiệp rồi bấm Thêm. Ai trong nhóm cũng thêm được, khi phòng còn mở. Người được thêm nhận thông báo và đọc được toàn bộ cuộc thảo luận, kể cả tin nhắn trước đó. Người đã rời nhóm cũng được thêm lại như vậy.

Khi bạn được thêm vào nhóm. Mọi người được thêm vào phòng mới đều được báo ngay: một dải đỏ ở đầu khung chat ghi Bạn được thêm vào nhóm: Phòng 403 trả muộn (chạm vào để mở phòng), và điện thoại cũng nhận thông báo. Dải này tự tắt khi bạn đã mở phòng.

Tin nhắn mới. Khi có người viết trong phòng bạn đang ở mà bạn không đang xem phòng đó, bạn được báo. Trong app, một thanh xanh hiện ở đầu mọi trang, ví dụ Tầng 3 · Lily: Khăn thiếu ở 305: tin dài cắt ở 100 ký tự, một ảnh thì ghi Bạn có 1 ảnh mới, một video thì ghi Bạn có 1 video mới, nhiều tin chưa đọc thì ghi Bạn có 3 tin nhắn mới. Có tin mới ở nhiều phòng thì ghi Có tin nhắn mới ở 2 nhóm. Chạm vào thanh để mở phòng (nhiều phòng thì mở menu), hoặc chạm × để đóng. Khi app đang tắt, điện thoại hiện đúng nội dung đó thành thông báo, mỗi phòng một thông báo: tin mới hơn thay chỗ thông báo cũ của phòng đó. Chạm vào để mở phòng. Trên web, khi tab đang ở chế độ nền, trình duyệt có thể hiện cùng thông báo đó: bật một lần ở thanh Bật. Không ai được báo tin của chính mình, tin ở phòng đã rời hoặc đã đóng, hay khi đang ngoài ca, trừ khi đã bật nhận việc ngoài ca.

Tin nhắn mới. Trong menu, mục Phòng thảo luận hiện số tin nhắn mới bạn chưa đọc, và từng phòng có số riêng, giống các app nhắn tin. Mở phòng là số đó mất.

Rời khỏi phòng

Chặn tin nhắn mới nhưng vẫn lưu lại toàn bộ lịch sử trao đổi cũ.

Rời khỏi và Xóa

Gỡ bỏ hoàn toàn cuộc hội thoại khỏi danh sách cá nhân, không ảnh hưởng đến các thành viên khác.

Kết thúc

Nằm ở góc trên bên phải phòng. Đóng hẳn không gian thảo luận với mọi người. Có thể ẩn (lưu trữ 90 ngày) hoặc xóa ngay lập tức. Dù chọn cách nào, hệ thống cũng sẽ chặn hoàn toàn các tin nhắn phát sinh. Phòng được ẩn vẫn nằm trong danh sách của các thành viên khác, chữ màu xám, cho đến khi bị xóa: họ vẫn đọc được tin cũ, và cuối phòng ghi rõ chủ phòng đã đóng phòng này. Mỗi người có thể tự xóa phòng khỏi danh sách của mình.

Danh sách công việc chung

Toàn bộ công việc chưa có người tiếp nhận sẽ được hiển thị tại mục Công việc khả dụng. Tính khả dụng được quyết định bởi bộ phận trực thuộc và quyền hạn vai trò. Việc Chưa xác định gửi tới bộ phận của bạn thì ai trong bộ phận cũng nhận được như việc bình thường; chỉ là chưa có đồng hồ cho tới khi có người gán loại.

Danh sách có hai thẻ: Chờ nhận là các việc đang chờ bạn nhận, và Đã tạo là các việc bạn gửi mà chưa ai nhận. Con số bên cạnh mỗi thẻ là số việc đang chờ. Trên điện thoại, vuốt sang trái hoặc phải để chuyển giữa các thẻ, ở đây và trong Việc của tôi.

Mỗi thẻ việc, ở Việc chờ nhận và Việc của tôi, hiện số phòng và loại việc ở dòng đầu, và ngay dưới là tin nhắn gốc đúng như người gửi đã gõ (tối đa 2 dòng), để bạn biết việc cần làm mà không phải mở ra.

Trong Việc chờ nhận, mỗi thẻ việc có nút Nhận việc màu xanh đậm ở góc dưới bên phải (với việc người khác trả lại thì nút ghi Nhận tiếp, việc chính bạn trả lại thì ghi Nhận lại; dòng hướng dẫn dưới tin nhắn trong chat cũng dùng đúng chữ đó, ví dụ Chạm 2 lần để nhận lại). Các nút màu nhạt bên trái là lựa chọn khác, ví dụ Giao việc cho… dành cho cấp quản lý. Việc chờ nhận chỉ gồm việc bạn nhận được, và việc chính bạn gửi đi (ở tab Đã tạo). Việc chỉ vai trò khác được nhận thì không có nút Nhận việc, mà có một dòng: Việc này chỉ vai trò khác được nhận. Trong khung chat Workplace thì vẫn chạm đúp vào tin nhắn để nhận: chạm một lần không bao giờ nhận việc, để tránh chạm nhầm khi điện thoại để trong túi. Dù nhận bằng cách nào, việc cũng được tính là bắt đầu ngay, không cần bấm thêm nút nào. Việc do cấp trên giao cho bạn cũng vậy: việc bắt đầu ngay khi đến tay bạn, nên Việc của tôi hiện luôn nút Hoàn thành, giống như chạm đúp trong khung chat. Việc ghi Chờ đến lượt thì chưa có nút nào cho tới khi việc trước đó xong.

Việc đang chờ trong danh sách chỉ hiện đồng hồ, ví dụ Chờ nhận 14:34, không kèm nhãn nào khác; việc bị người khác trả lại thì có thêm nhãn Gián đoạn. Việc hẹn giờ chưa nhận được trước giờ mở nhận: nút ghi Nhận từ 6:45 PM và mờ đi, nút Giao việc cho… cũng mờ cho tới lúc đó. Xem việc hẹn giờ.

Một tin nhắn, nhiều phòng. Khi lễ tân gõ 617 502 out, cả hai phòng nằm chung trong một bong bóng. Chạm vào để mở danh sách phòng: mỗi phòng có nút Nhận riêng, hoặc nhận tất cả bằng một nút. Phòng bạn đã nhận hiện ngay nút Xong, không có bước bắt đầu ở giữa, và đồng hồ của các phòng chạy song song, nên bạn làm theo thứ tự nào tuỳ ý. Dù nhận từng phòng hay nhận tất cả một lần, thời gian làm của mỗi phòng đều tính từ lúc bạn nhận. Trong Việc của tôi, các phòng nhận cùng lúc hiện một đồng hồ chung ở đầu thẻ; các phòng nhận riêng từng phòng thì mỗi hàng phòng hiện đồng hồ của chính nó. Phòng đồng nghiệp đã nhận sẽ hiện tên người đó, và bong bóng cho biết đã nhận bao nhiêu phòng, ví dụ đã nhận 1/2. Người gửi mở cùng danh sách đó để biết ai nhận phòng nào, và phòng nào đã xong lúc mấy giờ. Nếu có người trả lại một phòng, phòng đó vẫn nằm trong cùng bong bóng: hàng của phòng hiện Gián đoạn (chạm vào hàng để xem ai trả và lý do), nút của hàng ghi Nhận lại hoặc Nhận tiếp. Ở Việc chờ nhận, phòng đó vẫn có thẻ riêng ở đầu danh sách để không ai bỏ sót.

Ở Việc chờ nhận, các phòng của một tin nằm chung một thẻ, mỗi phòng một hàng, vẽ giống các phòng trong Việc của tôi. Mỗi hàng có nút Nhận việc riêng, ô bình luận, và menu ⋯ (Sao chép, và Giao việc cho… với giám sát của bộ phận đó), nên bạn nhận riêng một phòng được, hoặc giao 307 cho một người và 308 cho người khác. Phòng đã nhận hay đã giao thì rời thẻ, các phòng còn lại vẫn ở đó. Dưới các hàng, nút Nhận 2 phòng nhận tất cả, còn nút Giao 2 phòng cho… của giám sát giao tất cả cho một người. Nếu trong lúc đó có người nhận mất một phòng, các phòng còn lại vẫn được giao và trang báo rõ, ví dụ Đã giao 1 trên 2 phòng.

Sao chép tin nhắn. Tin nhắn trong khung chat Công việc là một thẻ việc, nên không bôi đen chữ được. Trên điện thoại nhấn giữ tin, trên web bấm ⋯ của tin (hoặc chuột phải), rồi chọn Sao chép: chữ được chép đúng như đã gõ, cả tin gửi đi lẫn tin nhận được. Trong phòng thảo luận trên điện thoại, nhấn giữ tin: một ô nhỏ màu đen ghi Sao chép nổi lên trên tin, giống Safari. Chạm vào để chép cả tin; chạm chỗ khác để tắt. Trên web bôi đen chữ như bình thường.

Mỗi phòng có ghi chú riêng. Phòng xong kèm kết quả, ví dụ Có dùng minibar, thì kết quả hiện ngay dưới phòng đó trong danh sách. Mỗi phòng nằm trong một khung riêng. Muốn mở menu của một phòng (bình luận, tạo việc tiếp theo, thảo luận), trên điện thoại nhấn giữ bất kỳ chỗ nào trong khung phòng đó, trên web bấm nút ⋯ của phòng (hoặc chuột phải). Nhấn giữ cả tin nhắn, hoặc bấm ⋯ chung của tin nhắn, thì app hỏi chọn phòng trước. Trên điện thoại, giống iPhone, tin nhắn hay phòng được nhấn giữ sẽ lún nhẹ, rồi nổi lên trên nền chat đã làm mờ, menu hiện ngay cạnh; chạm ra ngoài để đặt lại. Nếu bàn phím đang mở, bàn phím tự hạ xuống ngay lúc menu mở ra, nên menu không bị che. Số bình luận hiện cạnh từng phòng chứ không gộp cho cả tin nhắn, nên ai cũng biết đang bàn về phòng nào. Trong Việc của tôi, bấm số bình luận hoặc biểu tượng bình luận của phòng để xem. Mỗi phòng ở đó cũng có nút ⋯ riêng: Sao chép, Tạo việc mới, Thảo luận việc này và Không thể hoàn thành, chỉ trả lại đúng phòng đó (trên điện thoại, ⋯ này có thêm Bình luận). Việc bạn đang làm cũng có ⋯ như vậy trên thẻ.

Hệ thống sẽ minh bạch nguyên nhân khi thao tác tiếp nhận bị từ chối. Thông báo hiện ngay khi máy chủ trả lời, rồi tự tắt sau 5 giây:

Công việc đã có người tiếp nhận

Một đồng nghiệp khác đã thao tác nhanh hơn bạn.

Yêu cầu bắt đầu ca làm việc

Chỉ nhân sự trong trạng thái trực tuyến (online) mới được phép tiếp nhận công việc.

Hoàn tất việc hiện tại để nhận việc mới

Mỗi lần chỉ làm một việc. Đang làm một việc lẻ thì phải xong việc đó mới nhận được việc hay phòng khác. Đang giữ các phòng từ một tin nhắn nhiều phòng thì phải xong hết mới nhận được việc lẻ hay phòng của tin nhắn khác. Riêng phòng trong cùng tin nhắn đó thì luôn nhận thêm được.

Sai phân quyền

Bạn không thuộc bộ phận hoặc không có thẩm quyền đối với loại công việc này.

Công việc nhóm

Đòi hỏi sự phân công trực tiếp từ cấp giám sát thay vì nhận tự do.

Công việc của tôi

Khu vực quản lý cá nhân được chia làm 3 cấu phần: Công việc hiện tại, Công việc tiếp theo, và Đã tạo cho các việc bạn giao cho người khác. Bạn được quyền nhận nhiều công việc cùng lúc nhưng chỉ được xử lý một việc tại một thời điểm. Việc hẹn giờ bạn nhận sớm thì hiện Bắt đầu từ 7:00 PM thay cho nút Hoàn thành cho tới giờ hẹn.

Mọi tương tác trọng yếu trên thẻ công việc đều đòi hỏi thao tác chạm đúp (nhận việc, hoàn tất) nhằm bảo toàn tính chính xác của dữ liệu vận hành.

Khung chat Workplace hiện gì. Chỉ ba loại tin: việc bạn gửi đi, việc bạn đã nhận và đang làm (kể cả việc nhóm bạn hỗ trợ, ghi Hỗ trợ · Phụ trách: Lily; người phụ trách là người bấm các thao tác), và việc mới bạn nhận được ngay. Việc bạn không nhận được thì không hiện ở đây: việc gửi cho người khác được chọn, việc nhóm (giám sát giao), hay loại việc chỉ vai trò khác được nhận. Khi đồng nghiệp nhận trước, tin đó biến khỏi chat của bạn trong khoảng một giây.

Đã gửi. Tab thứ hai trong Việc của tôi liệt kê các việc bạn đã gửi: đang chờ, đang làm, và đã xong. Mỗi dòng ghi việc được gửi tới đâu, ví dụ Gửi tới F&B, kèm tên người nếu bạn gửi cho người cụ thể (Gửi tới Buồng phòng · Ann, John). Việc bạn gửi luôn nằm trong khung chat Workplace cho tới khi xong, dù sau đó bạn gửi thêm bao nhiêu việc.

Việc bộ phận. Tab thứ ba trong Việc của tôi cho xem phần việc còn lại của bộ phận, kèm người đang làm và đồng hồ: Đang chờ nhận là việc gửi riêng cho vài đồng nghiệp mà chưa ai nhận (chỉ giám sát thấy, có nút Giao việc cho…, và Chọn loại việc nếu là việc chưa xác định), Housekeeping đang làm (tên bộ phận của bạn) là việc từng gửi tới bạn nhưng người khác đã nhận, và Đã gửi bởi Housekeeping là việc đồng nghiệp gửi sang bộ phận khác, ghi dạng Lily → Kỹ thuật. Việc đã xong sẽ rời danh sách. Chạm vào một việc để xem bình luận.

Các trạng thái trong Vòng đời Công việc

Luồng trạng thái này được khóa chặt từ cơ sở dữ liệu. Không ai có quyền bẻ cong quy trình (nhảy từ trạng thái "Chờ nhận" sang "Hoàn thành" mà không qua "Đang làm"), cũng như tuyệt đối không thể mở lại hay âm thầm chỉnh sửa kết quả của một công việc đã chốt.

Xử lý khi công việc bị gián đoạn

Không thể hoàn thành

Tính năng này lập tức hoàn trả công việc về danh sách chung, ngăn chặn triệt để tình trạng lãng quên. Hệ thống yêu cầu cung cấp lý do rõ ràng (tối đa 300 ký tự) và sẽ tự động thông báo cho người khởi tạo công việc, cùng người đã giao việc cho bạn nếu đó là người khác. Mở từ nút ⋯ của việc đang làm trong Việc của tôi (mỗi phòng có ⋯ riêng), hoặc từ menu ⋯ của tin trong Workplace. Đây là cách duy nhất để trả lại việc bạn đang giữ, dù đã bắt đầu hay mới nhận, kể cả việc hẹn trước. Việc quay lại danh sách chung với mức Khẩn, kèm tên bạn và lý do, và bạn có thể nhận lại ngay. Trong khung chat Workplace, bong bóng hiện Gián đoạn; chạm một lần để xem ai trả và lý do. Trên thẻ việc, lý do dài chỉ hiện 2 dòng; chạm vào để đọc hết.

Chuyển tiếp cho đồng nghiệp

Cấp quyền chuyển giao trực tiếp công việc cho một nhân sự cụ thể đang làm việc trong bộ phận. Người đang có việc sẽ có chữ Đang bận cạnh tên (Đang bận · 1 việc chờ nếu đã có việc chờ họ). Chọn người đó thì app hỏi trước, ví dụ Ann đang làm 147 · Checkout, còn 12 phút. Việc này sẽ chỉ được tính giờ sau khi Ann hoàn thành công việc hiện tại. Bấm Vẫn giao thì người đó được báo ngay và thấy việc, ghi Chờ đến lượt, chưa có đồng hồ đếm. Đồng hồ bắt đầu tính khi họ làm xong việc đang làm, và trước lúc đó không bắt đầu được việc này.

Hủy công việc

Loại bỏ công việc kèm theo lý do giải trình. Quyền hạn này giới hạn cho người trực tiếp nhận việc, hoặc cấp giám sát trong phạm vi bộ phận của họ.

Quy trình sau khi báo cáo gián đoạn

Công việc lập tức xuất hiện trở lại trong Danh sách chung, gắn cờ khẩn cấp, đính kèm tên bạn và lý do gián đoạn. Từ đây, quy trình có thể rẽ nhánh:

Đồng nghiệp tiếp quản

Mọi nhân sự đủ điều kiện đều có thể nhận việc, và hệ thống sẽ gửi thông báo đến bạn.

Bạn tiếp quản lại

Công việc vẫn hiển thị ở khu vực Việc đã trả lại cùng nút bấm Nhận lại. Một khi thao tác, công việc sẽ tiếp tục thuộc về bạn.

Bị bỏ ngỏ

Đồng hồ chờ nhận chạy lại từ đầu, và công việc đi theo lộ trình báo cáo vượt cấp như một việc mới. Việc hẹn giờ bị trả lại thì mở nhận ngay, hạn nhận vẫn là giờ hẹn.

Hành vi hủy chéo công việc giữa các bộ phận bị nghiêm cấm (VD: Lễ tân không thể hủy việc của Buồng phòng).

Hoàn tất và Ghi nhận Kết quả

Sau khi chạm đúp để kết thúc, hệ thống sẽ yêu cầu phản hồi Mọi việc diễn ra thế nào? dựa trên danh sách các kết quả đã được quản trị viên thiết lập từ trước (kèm ô ghi chú tùy chọn). Việc chuẩn hóa kết quả đầu ra là bắt buộc, giúp bộ phận quản lý truy xuất số liệu dễ dàng thay vì chỉ nhìn thấy hàng loạt trạng thái "Hoàn thành" chung chung.

Ngay sau đó, màn hình sẽ hiển thị Bạn có cần tạo công việc tiếp theo không?. Tính năng này vô cùng đắc lực trong vận hành: một nhân viên buồng phòng phát hiện vòi nước hỏng có thể đẩy ngay một đầu việc cho khối Kỹ thuật khi chưa kịp bước chân ra khỏi phòng. Trên điện thoại, tạo việc tiếp theo sẽ mở bảng chọn việc ngay trên ô nhắn tin mà không bật bàn phím; muốn gõ thì chạm vào ô nhắn tin.

Bình luận nội bộ

Tính năng bình luận (văn bản & hình ảnh) được gắn trực tiếp trên mỗi thẻ công việc, hỗ trợ tương tác đa chiều giữa người giao, người nhận, nhân sự hỗ trợ và quản lý. Bấm vào ảnh để xem ảnh lớn. Mọi trao đổi, thay vì tản mạn trên Zalo, sẽ được quy về một nguồn dữ liệu hợp nhất và lưu trữ dài hạn tại nhật ký kiểm tra (ảnh trong bình luận được tự động xóa sau 2 năm, nội dung chữ vẫn được giữ). Mỗi bình luận dài tối đa 1.000 ký tự, gần tới giới hạn sẽ hiện bộ đếm. Bình luận dài hơn bảy dòng chỉ hiện bảy dòng đầu, bấm Xem thêm để đọc hết và Thu gọn để gập lại.

Quy trình Kiểm tra/Ký duyệt

Việc ký duyệt chất lượng không chỉ giới hạn ở khối Buồng phòng mà có thể áp dụng linh hoạt cho mọi bộ phận.

1. Nhân sự thực thi hoàn thành thao tác trên ứng dụng.
2. Trạng thái công việc chuyển sang Đang chờ kiểm tra. Hệ thống đồng thời thông báo cho người khởi tạo và quản lý giám sát.
3. Tại phía quản lý, công việc sẽ hiển thị cờ Hoàn thành, chạm để xác nhận.
4. Sau khi giám sát viên xác nhận, công việc chính thức khép lại.

Công việc Nhóm

Khi công việc đòi hỏi sự phối hợp của nhiều người, tính năng Cần nhiều nhân sự sẽ chặn luồng phát sóng vào danh sách chung. Thay vào đó, công việc được chuyển về một cấp quản lý có thẩm quyền. Quản lý này sẽ trực tiếp chỉ định một trưởng nhóm và tối đa năm nhân sự hỗ trợ.

Thông báo chỉ giới hạn trong nhóm nhân sự được chỉ định. Trưởng nhóm nắm quyền điều khiển vòng đời công việc, trong khi các thành viên còn lại (được gắn nhãn Đang hỗ trợ) có quyền theo dõi và bình luận.

Ai đã được báo

Trong lúc việc bạn gửi còn chờ người nhận, tin nhắn hiện đồng hồ Chờ nhận. Chạm vào đồng hồ đó (trên web là bấm) để mở danh sách phía sau: ai đã được báo, ai đã mở xem và lúc nào (Đã xem lúc 14:32 hoặc Chưa xem), và ai đã nhận việc. Khung chat không còn dấu tích hay chữ "Đã gửi", "Đã xem": đồng hồ đã cho biết việc đang ở đâu.

Sự minh bạch này loại bỏ hoàn toàn tình trạng đổ lỗi phổ biến trong vận hành khách sạn: "Tôi chưa từng nhận được thông báo".

Hai đồng hồ của một việc

Mỗi việc chạy hai đồng hồ nối tiếp nhau, mỗi đồng hồ theo thời gian riêng của loại việc. Đồng hồ nằm ở dòng đầu tin nhắn trong khung chat và trên mọi thẻ việc.

Chờ nhận

Từ lúc gửi tới khi có người nhận: Chờ nhận 04:12, đếm ngược thời gian nhận. Quá giờ thì vẫn chữ đó nhưng chuyển đỏ và đếm tiếp với dấu trừ, Chờ nhận -02:10.

Đang làm

Từ lúc nhận tới khi xong: Đang làm 03:40, đếm ngược thời gian làm của người đang giữ việc. Quá giờ thì đỏ và có dấu trừ.

Còn xa

Khi còn nhiều thời gian hơn loại việc cần, đồng hồ ghi giờ thay vì đếm: Nhận trước 15:45 hoặc Xong trước 16:00, và chỉ bắt đầu đếm khi thời gian còn lại bằng thời gian nhận hoặc làm của loại việc. Việc phải xong trước 16:00 mà thời gian làm 15 phút thì đếm từ 15:45.

Hẹn

Hẹn 7:00 PM: việc làm sau, chưa mở nhận hoặc đã có người giữ chỗ trước giờ.

Xong

Đồng hồ dừng. Biểu tượng đồng hồ nhỏ trên tin nhắn mở ra việc đã diễn ra thế nào: Nhận trong 4p · Làm trong 3p.

Nhiều phòng

Dòng đầu tin nhắn ghi số phòng đã có người nhận, ví dụ Đã nhận 1/3. Mở tin ra thì mỗi phòng có đồng hồ, người giữ, nhãn Khẩn và thời gian riêng.

Sắp đến hạn

Nhắc trước khi việc hẹn giờ tới hạn, ghi rõ việc, nơi làm và giờ.

Khách sạn có thể tắt con số (Đồng hồ đếm ngược), chữ vẫn giữ nguyên. Nhãn Khẩn và VIP nằm ở cuối dòng cuối của tin nhắn.

Việc hẹn giờ

Bắt đầu sau 19:00

Việc mở nhận lúc 19:00 trừ thời gian nhận, ví dụ 18:45, và lúc đó mọi người được báo: Đã có thể nhận việc hẹn lúc 19:00. Trước đó nút ghi Nhận từ 6:45 PM. Nhận trước 19:00 thì việc được giữ chỗ cho bạn nhưng chưa bắt đầu (Việc của tôi ghi Bắt đầu từ 7:00 PM), và không tính là bạn đang bận. Tới 19:00 việc tự bắt đầu nếu bạn đang rảnh, hoặc ngay khi bạn xong việc đang làm. Thời gian làm tính từ 19:00.

Hoàn thành trước 16:00

Đồng hồ chờ nhận chạy tới 16:00 trừ thời gian làm, đồng hồ đang làm chạy tới đúng 16:00. Xong sớm thì cả hai đồng hồ dừng.

Cách gõ giờ

App đọc giờ trong tin theo kiểu 24 giờ: 12h30 là 12:30 trưa, 0h30 là 00:30 đêm, 7h là 7 giờ sáng. Muốn 7 giờ tối, gõ 19h, 7h tối hoặc 7pm; 12h30 am và 12:30 am cũng hiểu là 00:30 đêm. Giờ đã qua trong hôm nay thì hiểu là ngày mai. Giờ hẹn luôn hiện kèm AM hoặc PM, ví dụ Nhận từ 12:30 PM, để ai cũng biết là sáng hay chiều; đồng hồ đếm ngược và giờ của tin nhắn vẫn giữ kiểu 24 giờ.

Hẹn ngày khác

Ghi ngày cạnh giờ: 101 khăn 18h 25/10, 18h thứ 6, 18h ngày 27, 7h tối mai, mai 8h, tmr 9am. 25/10 là ngày rồi tháng (ghi 10/27 cũng được, số lớn hơn 12 là ngày); ngày 27 là ngày 27 tháng này, đã qua thì tháng sau; ghi thứ thì là thứ đó gần nhất sắp tới, thêm tuần sau thì cộng 7 ngày. Việc của ngày khác ghi ngày cạnh giờ, Hẹn 6:00 PM 25/10, Nhận từ 5:55 PM 25/10, và nằm cuối Việc chờ nhận cho tới lúc mở nhận; đến đúng ngày đó thì chỉ còn giờ. App không đoán ngày khi chưa chắc: ngày đã qua, ghi ngày mà không có giờ (ngày 25/10, ngày mai, thứ 6), ngày cách hơn 30 ngày, T6 hay CN (có thể là tầng 6), hoặc ngày 27 tháng 12 thì tin được giữ lại trong ô kèm lời nhắc cách ghi, ví dụ Ghi rõ giờ và ngày, ví dụ 18:00 24/10. Số dạng 1/2, 3/4 không kèm giờ, hoặc ở quá xa, được hiểu là số lượng, không phải ngày. Chữ mai đứng riêng chỉ là ngày mai khi có giờ đi kèm, và không tính khi đứng sau cách gọi như chị Mai (đó là tên người). Trong bảng xác nhận, ô Bắt đầu sau và Hoàn thành trước cũng nhận ngày theo cách đó, 18:00 25/10.

Nhận thêm việc

Đang giữ chỗ một việc hẹn, bạn vẫn nhận được việc khác. App hỏi trước: Bạn có việc hẹn 305 · Trả phòng lúc 19:00 (còn 40p). Vẫn nhận? Quản lý giao việc cho bạn sẽ thấy Có việc hẹn 19:00 cạnh tên bạn và cùng câu hỏi đó.

Dọn dẹp màn hình giao việc

Tin nhắn trong chat không tự mất đi. Việc đã hoàn thành hoặc bị hủy vẫn nằm lại kèm trạng thái của nó, với người gửi, người nhận việc, người phụ giúp và cả những người được gửi việc nhưng chưa nhận. Chat mở ra với các tin gần nhất, kéo lên trên cùng để xem tin cũ hơn.

Màn hình giao tiếp sẽ trở nên lộn xộn sau một ca làm bận rộn. Tính năng Đoạn chat mới (hoặc lệnh /clear) giúp ẩn đi các đầu việc đã hoàn thành hoặc bị hủy trước lúc bấm, để trả lại một không gian làm việc tinh gọn. Việc còn đang làm vẫn ở lại, và khi xong hay bị hủy thì vẫn hiện cho đến lần bấm Đoạn chat mới tiếp theo.

Mọi dữ liệu vẫn được bảo toàn tuyệt đối tại các trang quản trị. Thao tác này hoàn toàn chỉ mang tính chất dọn dẹp giao diện người dùng.

Báo cáo Năng suất cá nhân

Ứng dụng minh bạch hóa hiệu suất làm việc trong ngày của từng nhân sự: số việc tiếp nhận, số việc hoàn thành, thời gian xử lý trung bình và tổng thời gian online. WhoanHub từ chối hiển thị bảng xếp hạng thành tích nhân sự, bởi việc kích động thi đua trong các nghiệp vụ như dọn buồng phòng thường dẫn đến sự sai lệch nghiêm trọng về chất lượng dịch vụ.

Khởi tạo Ca làm việc

Nút điều khiển ca làm việc được bố trí ở vị trí dễ tiếp cận nhất. Chạm Bắt đầu ca để chuyển sang trạng thái "Làm việc". Khi chưa vào ca, khung chat Công việc hiện lời nhắc Bắt đầu ca để nhận việc kèm nút bắt đầu ngay bên cạnh, và lời nhắc tự tắt sau 10 giây. Trên web, lời nhắc chỉ hiện khi cửa sổ hẹp và thanh bên trái bị ẩn, vì màn hình rộng đã có sẵn nút. Nếu bạn lỡ bấm nhận việc khi chưa vào ca, dòng Hãy bắt đầu ca để nhận việc sẽ biến mất ngay khi ca bắt đầu. Bởi lẽ, một đầu việc rơi vào hàng đợi mà không có nhân sự trực tuyến là lỗ hổng chí mạng mà WhoanHub được sinh ra để khắc phục.

Xuyên suốt ca làm việc, bảng thông tin sẽ cập nhật liên tục thời gian hoạt động và giờ kết thúc ca. Khi vượt mốc thời gian kết thúc ca, hệ thống sẽ nhắc nhở Ca làm việc vượt quá 20 phút. Vui lòng kết thúc.. Nếu nhân sự phớt lờ, quản lý cấp trên sẽ nhận được cảnh báo vượt cấp khi chạm ngưỡng thiết lập thứ ba.

Quản lý Giờ nghỉ

Tương tác trực tiếp trên bảng điều khiển để chọn Nghỉ giữa giờ hoặc Nghỉ ăn ca. Hệ thống sẽ minh bạch số lần nghỉ còn lại cùng đồng hồ đếm ngược. Khi thời gian kết thúc, ứng dụng sẽ phát cảnh báo Đã hết giờ nghỉ, vui lòng quay lại. Chạm nút Trở lại làm việc để đưa thiết bị về trạng thái trực tuyến. Mọi sự chậm trễ quá mức cho phép sẽ bị báo cáo thẳng lên cấp giám sát.

Hệ thống sẽ khóa chức năng khi nhân sự sử dụng hết định mức nghỉ ngơi đã được khách sạn thiết lập sẵn.

Tạm ngưng luồng công việc khi Nghỉ/Ngoại tuyến

Toàn bộ luồng công việc mới sẽ bị đóng băng khi nhân sự chuyển sang trạng thái Nghỉ ngơi hoặc Ngoại tuyến. Tuy nhiên, họ vẫn sẽ tiếp nhận thông báo hệ thống, các đầu việc đang xử lý dở dang và các phản hồi từ những đầu việc do chính họ tạo ra.

Tính năng Nhận thông báo ngoài giờ dành riêng cho các nhân sự cấp quản lý hoặc sẵn sàng hỗ trợ ngoài ca. Đối với nhân sự thông thường, các công việc được giao trong lúc họ nghỉ sẽ bị tạm giữ lại thay vì xóa bỏ, và sẽ đồng loạt đổ về màn hình ngay khi nhân sự "Trực tuyến" trở lại.

Kết ca và Bàn giao

Hệ thống ngăn cấm tuyệt đối hành vi kết thúc ca và bỏ ngỏ công việc. Nút bấm Kết thúc ca sẽ ép buộc nhân sự đưa ra quyết định đối với từng đầu việc chưa hoàn thành.

Tiếp tục giữ

Chuyển tiếp đầu việc sang ca làm việc kế tiếp của bản thân.

Đánh dấu hoàn tất

Cập nhật trạng thái và đóng công việc ngay lập tức.

Bàn giao

Đẩy công việc vào hàng đợi bàn giao cho ca sau.

Nút hoàn tất kết ca chỉ sáng lên khi mọi công việc đều đã được định đoạt, sau đó hệ thống sẽ xuất một bảng tổng kết minh bạch (ví dụ: Đã kết thúc ca: 4 hoàn thành, 2 bàn giao, 1 giữ lại). Mọi phiên nghỉ ngơi đang kích hoạt cũng sẽ bị đóng.

Vào đầu ca làm việc tiếp theo, nhân sự mới sẽ thấy mục Bàn giao từ ca trước ngay dưới phần ca làm việc, kèm số việc đang chờ: trong menu ☰ trên điện thoại và ở thanh bên trái trên web. Mục này chỉ hiện khi có việc được bàn giao. Đây là nỗ lực của WhoanHub nhằm triệt tiêu hoàn toàn tỷ lệ thất thoát thông tin trong quá trình chuyển giao giữa các ca.

Đang diễn ra

Bảng điều khiển real-time cập nhật liên tục các đầu việc đang mở, nhân sự đang trực tuyến và các điểm nóng vi phạm. Tính năng này khả dụng trên cả thiết bị di động và nền tảng web đối với nhân sự có thẩm quyền.

Bốn chỉ số tổng quan ở vị trí trên cùng bao gồm: Công việc đang mở, Đang tiến hành, Nhân viên trực tuyến, và Vi phạm. Cấu trúc chi tiết được phân bổ theo từng phòng ban:

Luồng dữ liệu được phân quyền nghiêm ngặt: Trưởng bộ phận chỉ truy xuất được dữ liệu của bộ phận mình, trong khi các cấp quản lý vĩ mô (như Giám đốc) sẽ nắm bắt toàn cảnh khách sạn.

Đo lường Hiệu suất

Cung cấp bức tranh toàn cảnh về năng suất: Khối lượng công việc tiếp nhận, tiến độ hoàn thành, thời gian xử lý trung bình và thời gian hoạt động thực tế (theo mốc Hôm nay, 7 ngày hoặc 30 ngày qua), tích hợp tính năng lọc theo từng hạng mục công việc.

Sự toàn vẹn của hệ thống báo cáo phụ thuộc hoàn toàn vào cấu trúc Báo cáo trực tiếp cho được định nghĩa trong quá trình phân quyền vai trò.

Báo cáo tùy chỉnh

Đếm công việc theo cách bạn muốn xem. Chọn khoảng thời gian (7, 30, 90 ngày qua, hoặc ngày tự chọn), một hay nhiều bộ phận, một hay nhiều loại việc, lọc theo phòng, và chọn nhóm theo: phòng, loại việc, bộ phận hoặc ngày. Mỗi dòng hiển thị số công việc, hoàn thành, xong trễ, nhận trễ, số phút nhận và làm trung bình, gián đoạn, đã hủy và thời gian khách chờ trung bình (từ lúc gửi tới lúc xong), nhiều nhất xếp trước. Số nhận và làm tách riêng tính từ các việc gửi từ ngày 19/10/2026; dòng cũ hơn chỉ có thời gian khách chờ.

Mọi ô ngày trên bảng điều khiển đều nhận cách gõ tắt: gõ 101026 hoặc 10/10/26 cho 10/10/2026, 1010 cho ngày 10 tháng 10 năm nay, hoặc +1 / -7 để cộng trừ bấy nhiêu ngày từ ngày đang hiện, rồi ấn Enter. Nhấp đúp bôi đen cả ngày, phím ↑ ↓ tăng giảm một ngày, và nút lịch nhỏ vẫn mở lịch để chọn.

Ba báo cáo có sẵn, không cần thiết lập:

• Công việc theo phòng, góc nhìn bảo trì: phòng nào cứ hỏng đi hỏng lại.
• Được yêu cầu nhiều nhất: loại việc nào phát sinh nhiều nhất.
• Kết quả công việc: các việc đã xong diễn ra thế nào, đếm theo kết quả nhân viên chọn khi hoàn tất.

Chỉnh các tùy chọn theo ý bạn rồi bấm Lưu thành để giữ lại thiết lập đó dưới một cái tên. Báo cáo đã lưu hiện thành các nút cho mọi quản lý của khách sạn; chỉ người đã lưu mới xóa được. Tải CSV xuất các dòng đang xem ra tệp mở được bằng Excel hoặc Google Sheets.

Phân tích bằng AI

Bấm Phân tích bằng AI, vài giây sau một thẻ ngắn hiện phía trên bảng với các gạch đầu dòng theo mục Điểm mạnh, Điểm yếu, Cần theo dõi, cùng một Việc nên làm, bằng ngôn ngữ của bạn. Đoạn này do AI viết từ các dòng đang hiển thị, kể cả số nhận và làm, không từ gì khác. AI không bao giờ thấy nội dung tin nhắn, tên khách hay tên nhân viên, chỉ thấy các con số và nhãn. Chạm vào tiêu đề Phân tích AI để thu gọn thẻ còn một dòng, chạm lần nữa để mở lại. Cách này dùng được trên cả web và điện thoại.

Cùng một báo cáo phân tích hai lần sẽ cho cùng một thẻ mà không tốn thêm lượt AI, và mỗi khách sạn có giới hạn 300 lượt phân tích mỗi tháng. Hết lượt, nút sẽ báo rõ. Nếu AI không sẵn sàng, số liệu vẫn giữ nguyên; thẻ phân tích chỉ là cách đọc báo cáo, không phải bản thân báo cáo. Hãy xem nó như bản tóm tắt của một đồng nghiệp: hữu ích, nhưng nên liếc lại bảng trước khi hành động.

Báo cáo cần quyền xem báo cáo. Không có quyền này, trang sẽ giải thích rõ, và cơ sở dữ liệu không trả về gì cả, kể cả cấu trúc dữ liệu.

Nhật ký Kiểm tra

Trái tim của hệ thống lưu trữ: Ghi nhận mọi tương tác, biến động trạng thái công việc (Nhận việc, Bắt đầu, Hoàn thành, Gián đoạn, Trả lại, Giao lại, Phê duyệt hủy, Khép lại ca, v.v.), có khả năng trích xuất và lọc theo bộ tiêu chí (Phòng, Nhân sự, Thời gian, Loại công việc).

Lịch sử Buồng phòng

Cỗ máy tra cứu siêu tốc: Chỉ cần nhập số phòng, hệ thống sẽ kết xuất toàn bộ dòng thời gian lịch sử công việc của căn phòng đó. Khi khách hàng phàn nàn "điều hòa đã hỏng 3 ngày nay", tính năng này sẽ cung cấp bằng chứng để đối chiếu chỉ trong chưa đầy 10 giây.

Cơ chế Báo cáo Vượt cấp (Escalation)

Thay vì trông chờ vào sự tự giác, mọi loại công việc trên hệ thống đều bị giới hạn bởi thời gian nhận (việc hẹn giờ thì tính từ lúc mở nhận). Khi một công việc rơi vào khoảng không vô chủ, WhoanHub sẽ tự động kích hoạt tiến trình giải quyết.

1. Sau lần vi phạm đầu tiên, hệ thống sẽ phát cảnh báo song song đến người tạo công việc và quản lý trực tiếp của bộ phận liên quan.
2. Nếu vẫn không có sự can thiệp, hệ thống tự động đẩy báo cáo lên nấc quản lý cao hơn dựa trên sơ đồ tổ chức.
3. Tiến trình này được lặp lại tối đa 3 lần cho đến khi có người chịu trách nhiệm xử lý công việc.

Các chuỗi báo động này được lưu vết vĩnh viễn trên nhật ký kiểm tra. Việc một công việc liên tục bị đẩy lên cấp Giám đốc (GM) sẽ phản ánh sự khủng hoảng nhân sự thay vì chỉ là những lỗi vận hành đơn lẻ.

Ma trận Cảnh báo

Bên cạnh các sự kiện nóng, hệ thống vẫn duy trì luồng thông báo tiêu chuẩn cho các nghiệp vụ thường ngày: Có việc mới, Hoàn tất công việc, Gián đoạn/Hủy, Bình luận mới và Thông báo chung.

Được giao việc. Khi có người giao việc cho bạn, một thanh xanh hiện ở trên cùng của app, cả trên web lẫn điện thoại: Lily giao cho bạn: 101 · Khăn, hoặc Bạn được giao 3 việc mới khi có nhiều việc. Thanh đứng yên tới khi bạn xử lý: bấm vào để mở Việc của tôi đúng việc đó; bấm × để đóng. Tự mở Việc của tôi cũng đóng thanh. Trên điện thoại, bấm thông báo ở màn hình khóa cũng mở Việc của tôi đúng việc đó; khi đang mở app, thanh xanh hiện thay cho thông báo của điện thoại để không báo hai lần. Mỗi máy tự nhớ những gì bạn đã đóng.

Đa kênh Tiếp nhận Cảnh báo

Giao diện Ứng dụng

Cập nhật real-time. Thông báo được phân cụm, tự động đánh dấu đã đọc và hiển thị Bạn đã xem xong tất cả khi trống.

Thông báo đẩy (Push Notifications)

Tích hợp âm thanh phân biệt mức độ khẩn cấp, hoạt động mượt mà với phiên bản mobile.

Ngôn ngữ cảnh báo được cá nhân hóa theo thiết lập của từng người dùng, đảm bảo quá trình tiếp nhận thông tin giữa một Giám sát người Việt và một Giám đốc ngoại quốc luôn đồng bộ và chính xác.

Màng bọc Dữ liệu Khép kín

Khái niệm cốt lõi của kiến trúc hệ thống: Mọi bản ghi (công việc, nhân sự, luồng bình luận, thông báo) đều được đóng dấu mã định danh của khách sạn. Cơ sở dữ liệu sẽ tự động từ chối bất kỳ lệnh truy xuất chéo nào. Việc rò rỉ thông tin là bất khả thi vì bảo mật được khóa cứng từ tầng Database thay vì chỉ là một màng lọc yếu ớt trên tầng ứng dụng.

Bảo mật bằng Quyền hạn, không bằng Chức danh

Hệ thống không truy vấn "người này có chức danh giám sát không?", mà chỉ kiểm tra "người này có quyền hạn X không?". Sự độc lập giữa tên gọi chức danh và quyền hạn lõi đảm bảo bạn có thể tái cấu trúc tổ chức bất kỳ lúc nào mà không tạo ra các lỗ hổng bảo mật vô hình.

Kiến trúc Bảo mật mã PIN

Mã PIN 4 số đem lại sự tiện dụng nhưng tiềm ẩn rủi ro về tấn công dò mật khẩu (Brute-force). Để hóa giải, WhoanHub mã hóa PIN bằng thuật toán một chiều: Dữ liệu này không thể bị giải mã ngược, kể cả bởi đội ngũ kỹ sư vận hành hệ thống. Cơ chế tự động khóa tài khoản trong 15 phút sau 5 lần nhập sai sẽ bẻ gãy mọi nỗ lực dò tìm. Mã PIN không bao giờ xuất hiện trong log hệ thống và cũng không được lưu trữ trong token. Mọi quá trình xác thực đều diễn ra ở máy chủ ảo hóa bảo mật, tuyệt đối không xử lý trên thiết bị người dùng.

Tính Bất biến của Lịch sử

Các công việc sau khi hoàn tất hoặc hủy bỏ sẽ bị đóng băng trạng thái. Nhật ký kiểm tra chỉ cho phép ghi mới, tuyệt đối cấm mọi hành vi sửa xóa. Quản lý chỉ ngừng kích hoạt nhân viên chứ không xóa, để công việc cũ vẫn giữ tên người đã làm. Ngoại lệ duy nhất là khi một người tự xóa tài khoản của mình (xem Xóa tài khoản): công việc cũ của họ vẫn còn, dưới tên "Nhân viên đã xóa". Sự nghiêm minh của chính sách này là nền tảng để các báo cáo năng suất thực sự mang lại giá trị.

Cho phép dùng AI

Khi một tin nhắn không khớp từ khóa nào, WhoanHub có thể gửi nội dung tin nhắn cho hai dịch vụ AI bên ngoài là Google Gemini và TypeSafe để phân loại công việc. Trước khi việc đó xảy ra với bạn, ứng dụng hỏi một lần: WhoanHub dùng AI để giao việc, với hai nút Đồng ý và Không dùng AI. Câu hỏi hiện ra lần đầu bạn mở ứng dụng hoặc trang quản lý trên web sau khi khách sạn bật AI, và ai cũng được hỏi, kể cả người đã dùng WhoanHub từ trước. Nếu mạng yếu và câu trả lời chưa lưu được, bấm Hỏi lại sau để vào làm việc ngay; lần mở sau ứng dụng sẽ hỏi lại.

Chọn cách nào bạn cũng làm việc bình thường. Nếu chọn Không dùng AI, tin nhắn của bạn chỉ được phân loại bằng từ khóa, và khi không khớp từ khóa nào thì bạn tự chọn loại công việc trong danh sách, giống như khi AI chưa chắc chắn. Các công cụ quản lý có dùng AI (giải thích báo cáo, gợi ý loại công việc, điền phản ánh của khách) cũng tắt với bạn và hiện dòng "Bạn đang tắt AI. Bật lại trong mục Quyền riêng tư."

Bạn có thể đổi ý bất cứ lúc nào: mở menu, bấm Quyền riêng tư, rồi bật hoặc tắt Dùng AI để phân loại công việc. Màn hình này cũng có đường link tới Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản sử dụng. Trước khi gửi đi, số điện thoại, email, mã đặt phòng và tên người đều được che, và hai dịch vụ AI không được dùng dữ liệu này để huấn luyện. Nếu khách sạn đang tắt AI, công tắc bị làm mờ và không ai bị hỏi.

Xóa tài khoản

Ai cũng tự xóa được tài khoản của mình trong ứng dụng điện thoại: mở menu, bấm Xóa tài khoản, đọc những gì sẽ xảy ra, nhập mã PIN rồi bấm Xóa tài khoản. Tài khoản bị xóa ngay và không khôi phục được. Tên, số điện thoại, mã nhân viên, mã PIN, thông tin đăng nhập và thiết bị nhận thông báo của bạn bị xóa, và ứng dụng quay về màn hình đăng nhập.

Công việc bạn đã làm vẫn còn trong hồ sơ và báo cáo của khách sạn, hiện là Nhân viên đã xóa, vì đó là lịch sử vận hành của khách sạn. Việc bạn đang giữ sẽ trả về danh sách việc chung, ca làm hoặc giờ nghỉ đang mở sẽ được đóng, giống như khi quản lý ngừng kích hoạt một người. Tài khoản đã xóa không còn hiện trong mục Nhân viên và không kích hoạt lại được; nếu người đó quay lại làm, hãy tạo tài khoản mới.

Quản lý duy nhất của khách sạn không xóa được tài khoản. Ứng dụng báo: "Bạn là quản lý duy nhất của khách sạn. Hãy cấp quyền quản lý cho một người khác trước khi xóa tài khoản." Người không còn ứng dụng có thể làm theo hướng dẫn tại app.whoanhub.com/delete-account để gửi yêu cầu qua email.

Liên hệ hỗ trợ

Mở menu và bấm Hỗ trợ, trên ứng dụng điện thoại và trên web, ngay dưới Hướng dẫn. Ứng dụng email của bạn mở ra với một thư mới gửi tới support@whoanai.com. Viết điều đã xảy ra, nếu được thì kèm ảnh chụp màn hình. Nếu điện thoại chưa có ứng dụng email, app sẽ hiện địa chỉ này để bạn gửi thư từ bất kỳ hộp thư nào. Trên điện thoại, số phiên bản của ứng dụng nằm ở cuối menu, dưới Đăng xuất; hãy ghi số này vào thư.

Báo cáo tin nhắn

Nếu một tin nhắn xúc phạm hoặc không nên có, hãy báo cáo cho quản lý. Tìm nút Báo cáo: với tin nhắn tạo việc, bấm giữ tin nhắn (trên web, mở menu của tin nhắn); với bình luận trong việc, bấm Báo cáo cạnh tên người viết trên điện thoại, hoặc nút ⋯ trên web; với tin nhắn thảo luận, bấm giữ tin nhắn trên điện thoại, hoặc bấm vào tin nhắn trên web (với ảnh hoặc video thì bấm chuột phải). Bấm Báo cáo, chọn lý do (Xúc phạm, Quấy rối, Nội dung không phù hợp hoặc Khác), thêm ghi chú nếu muốn, rồi bấm Gửi báo cáo. Ảnh và video cũng báo cáo được. Bạn chỉ báo cáo được tin nhắn của người khác, và mỗi tin nhắn một lần.

Báo cáo đến ngay, kèm thông báo trên điện thoại, cho quản lý cùng bộ phận với người viết tin nhắn và mọi quản trị viên của khách sạn. Quản lý bộ phận khác không nhận. Người viết tin nhắn và người báo cáo không nhận. Người gửi tin nhắn không biết về người báo cáo. Nếu người bị báo cáo là quản trị viên, chỉ các quản trị viên khác nhận, và ứng dụng đề nghị gửi thêm email cho bộ phận hỗ trợ của WhoanHub. Nếu không có ai để nhận, ứng dụng cũng đề nghị gửi email đó.

Dành cho quản lý: báo cáo chưa xử lý hiện thành một thanh ở đầu màn hình, trên điện thoại và trên web. Bấm Xem để đọc tin nhắn đúng như lúc bị báo cáo, ai gửi, ai báo cáo, lý do và ghi chú. Nếu cần, ngừng kích hoạt người gửi trong mục Nhân viên. Sau đó bấm Đã xử lý, báo cáo sẽ biến khỏi thanh của mọi quản lý. Báo cáo tự xoá sau 180 ngày.

Mười tám Quyền hạn Cốt lõi

Bảng Thuật ngữ Vận hành

Công việc (Job)

Một đơn vị nhiệm vụ hoàn chỉnh có sự phân định rõ ràng về phân loại, địa điểm, người chịu trách nhiệm và áp lực thời gian.

Loại công việc (Job type)

Các mẫu nhiệm vụ được tùy chỉnh đi kèm thời gian nhận và làm, tùy chọn kết quả và điều kiện tiếp nhận.

Danh sách chung (Pool)

Hàng đợi các đầu việc vô chủ đang tìm kiếm nhân sự đủ điều kiện tiếp quản.

Tiếp nhận (Claim)

Nhận một việc từ danh sách chung về mình: bấm nút Nhận việc trong Việc chờ nhận, hoặc chạm đúp vào tin nhắn trong khung chat. Trên web, nhấp đúp vào chỗ nào trên hàng tin nhắn cũng được, kể cả khoảng trống bên cạnh. Việc được tính là bắt đầu ngay.

Thời gian làm

Một loại việc cần làm trong bao lâu kể từ khi có người nhận; là đồng hồ Đang làm.

Thời gian nhận

Một việc được chờ người nhận bao lâu trước khi báo lên cấp trên; là đồng hồ Chờ nhận.

Báo cáo vượt cấp (Escalation)

Cơ chế tự động đẩy trách nhiệm quản lý lên cấp cao hơn đối với các đầu việc tồn đọng.

Vi phạm (Breach)

Việc làm đổ vỡ các cam kết về chỉ tiêu (thời gian nhận, thời gian làm, thời gian hoàn thành trước hoặc khoảng thời gian định mức).

Bàn giao (Handover)

Nghiệp vụ chuyển giao trách nhiệm các đầu việc dở dang giữa các ca trực.

Kiểm tra (Inspection)

Quy trình thẩm định và nghiệm thu chất lượng công việc từ cấp giám sát.

Thông báo (Announcement)

Luồng thông tin một chiều không yêu cầu hành động giải quyết.

Thảo luận (Discussion)

Không gian giao tiếp số biệt lập phục vụ cho việc xử lý sự cố hoặc trao đổi nội bộ.

Quyền hạn (Permission)

Quyền được kích hoạt một tác vụ cụ thể trên phần mềm. Là lõi bảo mật thay thế cho khái niệm phân quyền theo tên chức danh.

Nhật ký kiểm tra (Audit log)

Kho lưu trữ dữ liệu dạng Append Only (chỉ thêm mới, cấm sửa/xóa), ghi nhận mọi biến động của hệ thống vận hành.